Er was een leuke aanleiding om even hardop na te denken over "best practices" rond actielijsten.

Eerlijk gezegd komt bij mij het idee om voor actielijsten excel te gebruiken niet als eerste bij mij op.

Ik begon ooit, geïnspireerd door de filosofie van "Getting Things Done" met actief geformuleerde zinnetjes met zo min mogelijk formattering.

Jan vraagt offertes op bij horecagelegenheden voor houden teamuitje
Piet ontwerpt een nieuwe layout voor de website

Dat werk. Iedereen die bij de vergadering is geweest hoeft alleen maar op zijn eigen naam te scannen, om te herinneren wat hij/zij ook alweer had afgesproken te doen.

Ik had altijd wel wat gouden regels in mijn achterhoofd.
-De verantwoordelijkheid ligt altijd maar bij een persoon, of die nog anderen inhuurt/raadpleegt is zijn eigen afweging.
-Bij het doorlopen van de actielijst gaan we binair te werk: het is gebeurd of niet. Wil je er meer over kwijt, dan had het al als apart vergaderpunt op de agenda moeten staan. Actielijsten zijn alleen even afstreepwerk, moet in vijf minuten kunnen. Wil iemand meer uitleggen, afkappen met: dit komt later terug op de agenda.
-Ik zet er uitdrukkelijk geen dingen op die elke vergadering wel terugkomen. Alleen als iemand heeft afgesproken iets concreets te realiseren verdient het een plaats op de actielijst. Ik doe niet aan "onder handen"-werk waar je elke vergadering van kunt zeggen: "dat houden we in de gaten."
-Ik deed ook niet aan opnemen van einddata / datum gereed. Default is gewoon de bedoeling dat het volgende keer klaar is. Hopend op schuldgevoel bij de verantwoordelijke als iets vergadering na vergadering maar blijft terugkomen omdat het nog steeds niet is gebeurd.
-Ik deel ook geen taken uit aan mensen die op de vergadering zelf niet aanwezig waren.
Mijn toegevoegde waarde zit erin dat ik grote projecten aansnij en van de grond krijg door het eerste concrete stap die je in een dag kunt realiseren alvast los te weken, en het tot een concrete actie te maken door de vraag te stellen: "En wie o wie gaat dat nu doen?"

Pure plaintext, waar je ver mee kunt komen. Maar ook ik ben gezwicht voor enkele dringende vragen/eisen van met name voorzitters, die toch wel erg fijn vonden:

-Als de actiepunten genummerd konden worden.
-Als er toch een tabelvorm gebruikt kan worden, zodat naam en actie overzichtelijk gescheiden zijn.

Och, weinig moeite als je er zelf wat voor kunt programmeren. Ik ben wel koppig gebleven: ik gebruik nooit "Wat" of "Beschrijving" als kolomtitels. Maar hou de concrete beschrijving van de actie die uitgevoerd moet worden. Dus, Naast "volgnr" zijn "Wie" "Doet Wat" zijn mijn twee (en liefst mijn enige twee) velden.

Als het dan in Excel moet. Och, dat heeft een groot voordeel: je kunt sorteren.

"Doet wat" is de sleutel: in zo'n lijst komt een actie maar één keer voor. In de "Wie" lijst zal vaker wel eens dezelfde persoon terugkomen. Veel vergaderingen waarbij je ziet dat alle acties eigenlijk door maar twee personen worden uitgevoerd.

Wat de Excellijst als voordeel heeft, is dat je kunt sorteren: alles wat Jan doet op een rijtje, daarna alles wat PIet doet op een rijtje.

Sorteren op volgnr zal wel standaard zijn, en wellicht enige logische volgorde hebben.

"1","Piet","benadert horecabedrijven voor offertes."
"2","Piet","stemt met Marie en Peter af welke horecabedrijf wordt gekozen."
"3","Marie","organiseert de rest van het teamuitje."

Dan hou je het logisch verloop in de tijd aan.

Aanvullend wil ik nog kwijt:

Of iedereen excel zo makkelijk opent, weet ik niet.

Het voordeel van PDF ten opzichte van Word zie ik ook niet helemaal. Beide hebben als voordeel dat het je dwingt je gegevens in te dikken tot iets dat op A4 printbaar is, ten opzichte van Excel, dat bijna altijd een ramp is als je dat probeert te printen en je niet in de geavanceerde printersettings kunt of wilt duiken.

Gegevens uit Excel kopiëren in een Word document gaat meestal wel goed, zolang je niet meer verwacht dan de standaard damborden. En dan in Word even de breedte van de kolommen aanpassen, dat zal toch wel goed gaan, als je het aantal kolommen hebt weten te beperken tot wat op het papier past (in normaal lettertype).

In Word maken en exporteren naar PDF is de meest zekere manier om te voorkomen dat iets dat bij jou net op een pagina paste, op een andere computer met een ander lettertype, bij het uitprinten net niet meer past. Op die manier snap ik de keuze voor PDF. Zelf ben ik altijd blijer met Word. Dan kan ik het document wijzigen (dus nog naar eigen smaak inkorten, als me dat handig lijkt). Maar lang niet iedereen zal die filosofie delen.

Nou, leuk om eens hardop over na te denken.